Contabilidad electrónica paso a paso
La contabilidad electrónica es una obligación instaurada por el SAT desde 2014 para ciertos contribuyentes, y su correcto manejo evita sanciones y facilita la fiscalización. En este apartado, detallamos cada etapa, desde la generación de archivos hasta su envío.
01.
¿Quiénes están obligados?
- Personas morales y físicas con actividad empresarial o profesional que rebasen 4 millones de pesos de ingresos anuales.
- Contribuyentes bajo esquemas especiales (agrarios, comercio exterior, etc.).
- Aquellos que, independientemente de montos, opten por llevar contabilidad electrónica por beneficios de control interno.
02.
Documentos requeridos y estructura de archivos
- Catálogo de cuentas (CFDI tipo Ctas:Catálogo):
- Listado uniforme de cuentas contables con claves y descripciones.
- El SAT exige códigos estándar de catálogo; es fundamental homologar nomenclaturas.
- Balanza de comprobación (Balanza: Balance):
- Reporte de saldos iniciales, cargos y abonos, y saldos finales para cada cuenta.
- Debe prepararse cada mes y presentar en formato XML.
- Pólizas contables (Pólizas):
- Registro detallado de operaciones diarias: asientos de diario, auxiliares de cuentas.
- Se envían de manera trimestral o mensual según la disposición del SAT.
- Auxiliares y auxiliares detallados:
- Movimientos de cuentas de mayor, auxiliares de proveedores y clientes.
- Comprobantes digitales anexos en XML.
03.
Proceso de generación y validación
- Herramientas: Software contable que exporte XML conforme a la especificación del SAT
- Validación local: Usa la herramienta de pruebas del SAT para validar estructura y XSD.
- Generación de archivos: Ajusta tu sistema para generar tres archivos principales (catálogo, balanza y pólizas) con la nomenclatura requerida.
- Revisión de errores: Corrige errores de estructura, claves inválidas y montos desbalanceados.
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